Tietosuojaseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Dataspace Europe Oy (jatkossa Dataspace Europe)
Y-tunnus: 3296218-3
Käyntiosoite: Kansakoulukuja 3, 00100 HELSINKI
Puhelin: +358 50 566 7113
Verkkopalvelu: www.dataspace.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Jaana Sinipuro, puhelin +358 50 566 7113

2. YHTEYDENOTOT

Rekisteröity voi oikeuksiensa toteuttamiseksi olla aina yhteydessä Dataspace Europeen seuraavien yhteyksien kautta:

Puhelin: +358 50 566 7113
Sähköposti: info@dataspace.fi
Käyntiosoite: Kansakoulukuja 3, 00100 HELSINKI

Rekisteröidyn kannattaa varautua luotettavalla tavalla todistamaan henkilöllisyytensä.

Dataspace Europe toteuttaa asiakkaan pyynnön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta ja pyytäjän tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.

3. REKISTERIN NIMI

Dataspace Europe Oy:n asiakasrekisteri. Rekisterin rekisteröityjä ovat Dataspace Europen asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.

Potentiaalinen asiakkuus syntyy tyypillisesti henkilön ilmaistua kiinnostuksensa Dataspace Europen palveluita kohtaan asiakastilaisuuksissa, digitaalisissa palveluissa tai muun henkilökohtaisen kohtaamisen yhteydessä.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTA

Dataspace Europe rekisterinpitäjänä tai sen sopimuksin valtuutetut henkilötietojen käsittelijät käyttävät asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja tietosuojalain mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
Tuotteiden ja palvelujen tarjoaminen, toimitus ja tuottaminen
Maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
Rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi ja etämyynti
Rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen sekä
Yllä mainittuja tarkoituksia varten tehty segmentointi ja profilointi

Henkilötietojen käsittely perustuu kulloinkin voimassa olevan tietosuojalain mukaisiin perusteisiin kuten:

Sopimussuhteeseen rekisteröidyn ja Dataspace Europen välillä
Dataspace Europe oikeutettuun etuun mm. silloin, kun Dataspace Europe käyttää rekisteröidyn tietoja tuotteidensa ja palvelujensa markkinointiin tai käsittelee sisäisesti tai palvelun tuottamiseen osallistuvan kolmannen tahon kanssa
Rekisteröidyn suostumukseen, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa sähköiseen markkinointiin tai muuhun Dataspace Europen erikseen pyytämään suostumukseen.

Lisäksi Dataspace Europen henkilötietojen käsittely perustuu muihin pakottaviin, lakisääteiseen velvoitteeseen.

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Asiakastiedot:

  • nimi
  • henkilötunnus tai y-tunnus
  • asiakasnumero
  • yhteystiedot (osoite, puhelin ja sähköposti)
  • mahdolliset yhteyshenkilöt tai edustajat
  • muut asiakkaan tai potentiaalisen asiakkaan suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat välttämättömiä sovitun palvelun toteuttamiseksi sähköisen suoramarkkinoinnin luvat ja markkinointikiellot

 

Laskutustiedot:

  • laskutuksen perusteet
  • tiedot maksuista ja maksukäyttäytymisestä
  • pankkitiedot

 

Palvelutapahtumien tiedot:

  • tapahtuma-aika
  • tapahtuman syy
  • asiakaspuhelun nauhoitus

 

Asiakaskyselyjen tiedot:

  • palvelukokemukset


Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

  • käytetyt palvelut
  • tilatut julkaisut
  • evästeet
  • aineistojen lataukset nettipalvelusta
  • sivujen selaustieto
  • selaintyyppi ja käyttöjärjestelmä
  • laitteen tyyppi, kuten tietokone tai mobiililaite

 

Palveluiden käytöstä johdetut tiedot:

  • Analytiikan avulla palvelun havaitusta käytöstä ja/tai asiakkaan itse antamista tiedoista voidaan johtaa esimerkiksi asiakkaan mahdolliset kiinnostuksen kohteet taikka segmentoida asiakas tietynlaiseen kohderyhmään.

 

Hankitut tiedot:

  • Edellä mainittujen tietojen päivittämisessä ja rikastamisessa saatetaan käyttää ulkopuolisia tietolähteitä, jotka kuvattu tarkemmin alla kohdassa säännönmukaiset tietolähteet
     

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä, sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan tuotteiden tai palvelujen käytöstä.

Potentiaalisten asiakkaiden tiedot saadaan mm. kilpailujen, arvontojen ja puhelinmyynnin yhteydessä.

Tietoja kerätään evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla kulloinkin voimassa olevan sääntelyn mahdollistamin menettelytavoin. Evästeiden käytöstä kerrotaan kunkin digitaalisen palvelun käyttöehtojen evästelauseessa.

Kaikki asiakkaiden kontaktit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään kontaktien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallentaa ja päivittää esimerkiksi Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisteripitäjän rekisteristä.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Rekisteröidyn tietoja ei luovuteta Dataspace Europen lukuun toimivien vastaanottajien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.

8. TIETOJEN SÄILYTYS

Rekisteröidyn tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen kohdassa 4 määriteltyjen tarpeiden toteuttamiseksi.

9. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain tietosuojalain mukaisin menettelytavoin, esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

10. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteritiedot on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Vain tietoihin oikeutetut ja määritellyt käyttäjät pääsevät käsittelemään ylläpitämiään tietoja. Rekisteristä otetaan säännöllisin väliajoin varmuuskopiot. Asiakasrekisterin tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

11.1 Oikeus saada pääsy tietoihin ja tarkastaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös paperisessa tai yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa ja tarkastaa tässä selosteessa kuvatut, omat tietonsa. Tiedot saa kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

11.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tietojen oikaisuun toimittamalla puutteelliset tai virheelliset tiedot selvityksineen kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti. Mikäli rekisteröidyllä on käytössään Dataspace Europen tarjoama sähköinen palvelukanava, voi hän päivittää omia tietojaan palvelujen mahdollistamissa rajoissa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus käsittelyn rajoittamiseen sitä pyytäessään, kunnes tiedot on saatettu ajan tasalle.

11.3 Oikeus tietojen siirtoon

Rekisteröidyllä on oikeus itse antamiensa tietojen siirtoon toiseen järjestelmään.

Siirtopyyntö voidaan esittää kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

11.4 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista. Poistaminen on mahdollista kuluttaja-asiakkaan tapauksessa aikaisintaan 10 vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä johtuen Dataspace Europen velvollisuudesta laskutuksen korjaamiseen edellä mainitulta ajanjaksolta.

Poistopyyntö voidaan esittää kohdassa 2. kerrottujen yhteystietojen mukaisesti.

11.5 Oikeus vastustaa automaattista päätöksentekoa mukaan lukien profilointi

Digitaalisissa palvelukanavissa on mahdollista, että rekisteröidyn antamien tietojen perusteella tarkistetaan automaattisesti esimerkiksi sopimuskelpoisuutta.

Automaattista käsittelyä ja sen mukaista päättelyä käytettäessä rekisteröidyllä on sitä oikeus vastustaa, mikäli menettely ei ole välttämätön sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.

Tällaisissa tapauksissa kerrotaan rekisteröidylle vaihtoehtoiset tavat edetä asiansa hoitamisessa muilla kanavilla.

11.6 Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus antaa suostumuksensa sähköiseen markkinointiin ja kieltää se, milloin tahansa. Tämä voidaan tehdä kohdassa 2 kerrottujen yhteystietojen lisäksi Dataspace Europen sähköisten palvelujen kautta omia tietoja päivittämällä tai sähköisen uutiskirjeen kieltolinkin avulla. 

11.7 Oikeus vastustaa evästeiden käyttöä

Dataspace Europen digitaalisten palvelujen yhteydessä käytämme evästeitä. Palvelujen käyttöehdoissa on kerrottu evästeiden käytön estämisestä ja sen vaikutuksesta palveluun.

11.8 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Käyntiosoite: Ratapihantie 9 (6 krs.), 00520 Helsinki
Postiosoite: PL800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi